La sous-traitance de la gestion de la paie, comment ça marche ?

La question de la gestion de la paie dans une entreprise offre une multiplicité de réponses parmi lesquelles la possibilité de régler cette opération en externe en la sous-traitant par soit :

•  Un cabinet d’experts comptables,
•  Une société spécialisée en gestion de la paie.

Sous traitance paie : principe, fonctionnement et avantages

Le principe de la sous-traitance de la paie est de confier la totalité du poste paie soit à un expert comptable, soit à une société spécialisée. Dans les deux cas, l’entreprise se focalise sur son métier et communique simplement des données essentielles à l’édition des fiches de paie des salariés par exemple.

Le mode de fonctionnement est le suivant :

•  L’entreprise transmet au sous-traitant les éléments dits « variables » constituant l’évolution du salaire à verser au personnel : le nombre de jours de congés pris dans le mois ou encore les éventuels congés maladie par exemple. Et tous les autres éléments qui vont apporter un changement au montant du salaire.
•  Le prestataire prend alors en charge le dossier et retourne à l’entreprise cliente les fiches de paie modifiées (via mail, fax ou courrier) qui peuvent être imprimées et délivrées au salarié en même temps que le versement.

Si les sociétés spécialisées en sous-traitance de la paie ou les cabinets d’experts comptables ont en outre les mêmes fonctions quant au rôle qu’ils tiennent dans la gestion de paie. En effet, tous deux remplissent les tâches suivantes :

•  Edition des bulletins de paie et tenue du livre de paie,
•  Le calcul des charges,
•  Les déclarations à l’URSSAF, aux ASSEDICS mais aussi aux caisses pour les formations professionnelles, la taxe d’apprentissage etc.
•  Les déclarations sociales à toutes les caisses, DUCS. La DUCS est la Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales. Le sous-traitant remplit un formulaire électronique CERFA qui lui permet de communiquer en même temps toutes les cotisations que l’entreprise doit déclarer auprès de Pôle Emploi, de l’URSSAF, des caisses de retraites complémentaires comme l’AGIRC et ARRCO. Cette procédure a été récemment mise en place par les Pouvoirs Publics qui ont ainsi donné la possibilité aux entreprises de simplifier ces démarches.
•  Les états des cotisations et des virements,
•  Les données propres au personnel comme le départ d’un des salariés : édition du solde de tout compte, calculs des indemnités, congés payés, attestation ASSEDIC…

Si les experts comptables et les sociétés spécialisées en gestion de paie peuvent assurer les mêmes tâches, il faut néanmoins faire une distinction entre les deux :

•  La société spécialisée en sous traitance de la gestion de la paie ne prend pas en charge la réalisation de la comptabilité d’une entreprise,
•  Le cabinet d’expert comptable ne dispose pas automatiquement de personnes qualifiées en gestion de paie. Certains cabinets se contentent de réaliser simplement leur mission d’expertise comptable.

En revanche, faire sous-traiter sa paie par l’un de ces acteurs présentent de nombreux avantages :

•  Le prix de la sous-traitance est bien souvent moins élevé qu’une opération gérée en interne. En effet, le coût de la gestion de paie par l’intervention d’un salarié de l’entreprise peut être par exemple de 1 500 € brut par mois hors charges sociales ; le coût d’un bulletin de paie externalisé se situe dans une fourchette allant de 25 € à 30 € par salarié. En outre, ce tarif tient compte des déclarations mensuelles ou trimestrielles obligatoires.
•  Les sous-traitants assurent une veille juridique qui assure à l’entreprise cliente de ne pas commettre d’erreurs ou d’oublis.
•  Les délais de déclarations sont respectés, évitant de fait les pénalités de retards.
•  Le gain de temps est réel, il n’y a pas besoin de mobiliser une personne en interne qui peut alors se consacrer à son travail quotidien,
•  La responsabilité de l’entreprise n’est pas engagée quant aux déclarations URSSAF réalisées par le prestataire.
•  L’externalisation de la paie permet de mettre le focus sur d’autres actions et opérations créatrice de valeur ajoutée pour l’entreprise.

Paie externalisée : prestations proposées par les sous-traitants

Quand vous sous-traiter votre paie, voici les services qui peuvent vous être proposés :

•  La déclaration unifiée des cotisations sociales,
•  L’état récapitulatif des charges,
•  L’état des ordres de paiement, par virement ou chèque,
•  L’ensemble des attestations de la Sécurité Sociale,
•  La tenue du livre de paie,
•  La déclaration annuelle des données sociales (DADS),
•  L’édition des bulletins de paie,
•  Le routage automatisé des bulletins de paie,
•  La préparation de fichiers récapitulatifs en vue de leur intégration dans la comptabilité du client,
•  Le sous-traitant assure une veille informationnelle permanente : au niveau du droit, des RH, des conventions collectives, des obligations légales.

En outre, la sous-traitance de votre paie s’accompagne généralement d’une connexion intranet sécurisée permettant un échange donné entre l’entreprise cliente et le sous-traitant.

Un autre exemple porte sur un cabinet d’experts comptables proposant des services en sous traitance de paie, la société SECOD. Ses principaux services sont :

•  L’établissement des bulletins de salaires,
•  Les déclarations des charges sociales,
•  Une assistance conseil sur les questions du droit du travail,
•  Une assistance lors de contrôle d’organisme comme l’URSSAF,
•  Une aide sur les questions de licenciement,
•  La consultation en ligne de l’état des virements, charges sociales et tableaux récapitulatifs.