Externalisation de la paie, tour d’horizon

A l’heure actuelle, plus de 3 millions de bulletins de paie sont gérés chaque année par des prestataires spécialisés en externalisation de la paie comme les cabinets d’expertise comptables sur un total de 14 millions pris en charge par le secteur privé.

Le marché de la gestion de paie externalisée se découpe de la manière suivante :

•  Pour les entreprises de 1 à 5 salariés, le poste de gestion de la paie est assuré majoritairement par les experts comptables, avec seulement 15% pour les sociétés éditrices de logiciels,
•  Pour les entreprises de 6 à 9 salariés, les éditeurs de logiciels et les experts comptables sont en concurrence. Avec cependant, un avantage pour les éditeurs qui sur ce segment là détiennent jusqu’à 70% du marché selon les études.
•  Pour les entreprises de plus de 10 salariés, les experts comptables sont très largement concurrencés par les éditeurs de logiciels et les sociétés spécialisées en externalisation de la paie.

Les TPE, ou Très Petites Entreprises, sont donc le cœur de métier des cabinets d’experts comptables.
En effet, d’après un sondage mené par l’IFOP, les TPE représentent près de 80% du CA des experts comptables.
Le poste de gestion de la paie représente dans ce contexte un CA annuel moyen de 10% pour une valeur totale de plus de 900 millions d’euros de chiffre.

Néanmoins, gérer le poste de la paie peut se faire de 3 façons différentes :

•  En interne : pour ce faire, l’entreprise doit disposer à la fois de personnes compétentes et qualifiées (comme un gestionnaire de paie ou un service comptable compétent sur ces domaines) et faire l’acquisition d’un logiciel spécifique. Des éditeurs comme SAGE ou EBP par exemple fournissent ce genre d’applications pour des prix allant de 1 500 € à 2 500 € en moyenne. Il faut ajouter à cet investissement des frais de mises à jour du logiciel de paie pouvant coûter aux alentours de 500 € par an.
•  En ligne : via le mode dit ASP (Application Service Provider). Ce mode de fonctionnement permet de se passer d’achat et d’utilisation de logiciel puisque l’application se fait en ligne, via Internet. Les coûts sont réduits à ceux de l’abonnement mensuel et d’un montant forfaitaire par bulletin de salaire.
•  En externe. Pour ce faire, deux principaux prestataires en sous-traitance de la paie existent : les cabinets d’experts comptables et les sociétés spécialisées en externalisation de la paye. L’entreprise n’a plus qu’à transmettre les informations complètes pour l’édition des bulletins de salaires.

Pourquoi externaliser la paie ?

Sous-traiter la gestion de la paie dans une entreprise repose sur plusieurs raisons spécifiques :

•  Le manque de ressource et de compétences en interne : le service comptable est déjà occupé à temps plein sur les activités de gestion de bulletin de salaire ou bien l’entreprise ne dispose simplement pas de personne qualifiée au sein du personnel.
•  Le focus du service RH sur la gestion du personnel : les grands groupes ont été en quelque sorte les pionniers dans l’externalisation du poste de paie. En effet, mobiliser du personnel sur la gestion de paie se fait au détriment de l’activité ressources humaines. Externaliser ce poste permet alors au service RH de se recentrer sur ces activités de gestion du personnel, des carrières etc. La fonction paie dans une entreprise représente peu de valeur ajoutée et demande un temps passé important. Se dégager de ses tâches permet alors d’augmenter la valeur ajoutée du service RH.
•  Diminuer le risque. En externalisant la gestion de la paie, l’entreprise transfert les risques. En effet, le droit social est en constante évolution. Les différentes charges à affecter sur un salaire évoluent. Grâce à l’intervention de sous-traitants spécialisés, des veilles juridiques sont mises en place par exemple. Les retards dans le paiement de différentes charges et cotisations sont résolus. Les déclarations aux organismes comme l’URSSAF, les ASSEDIC ou encore les caisses de retraites sont effectués à temps, évitant à la fois de procéder à ces formalités assez complexes comme de payer des pénalités de retard par exemple.
•  Diminuer le coût. Plus une entreprise externalise sa gestion de la paie, plus elle réalise d’économie. Assurer en interne la gestion de la paie implique à la fois un investissement matériel (logiciels, ordinateurs..) et un investissement humain. En effet, il s’agit de recruter la bonne personne et de la former sur les spécificités des salaires de la branche d’activité dont dépend l’entreprise. En outre, selon une étude du CEGOS, le coût de revient de la gestion en de la paie en interne est de 25 € à 45 € en moyenne par mois et par salarié. A contrario, externaliser la paie diminue du fait ce montant : il n’en coûte alors plus que 15 € à 25 € par mois et par salarié.