Le bulletin de paie en ligne

Depuis mai 2009, il est possible de dématérialiser le bulletin de paie, c’est-à-dire de s’affranchir du papier et de le mettre à disposition au salarié sous forme électronique. Ce dernier a alors la possibilité de consulter son bulletin de paie en ligne, au moment choisi, via un portail sécurisé.

Principe de la dématérialisation

Avant 2009, vous deviez remettre à vos salariés un bulletin de paie uniquement en mains propres ou par courrier postal. Depuis mai 2009, une loi vous autorise à remettre à vos salariés leurs bulletins de paie sous forme électronique. Ainsi, ces derniers peuvent consulter leurs bulletins de paie en ligne. Cependant, cela n’est possible que si certaines conditions sont remplies :

• le salarié doit être d’accord ;
• l’intégrité des données doit être garantie ;
• vous devez conserver les bulletins de salaires ou leur double, sous forme électronique, pendant au moins cinq ans.

Le bulletin de paie en ligne a la même valeur juridique qu’une fiche de paie papier. Il peut être envoyé par mail et conservé dans un e-coffre avec un accès sécurisé.

La conservation des données par l’employeur

Pour conserver les données des feuilles de paie de vos salariés, vous pouvez envisager d’utiliser un « coffre-fort électronique » ou e-coffre. Ce service de stockage numérique sécurisé est proposé par des banques et des prestataires spécialisés. Si vous avez recours à un tel service, assurez-vous que des duplicatas des données soient conservés en cas de problème. L’e-coffre est accessible à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Attention, vous courez toujours le risque que votre prestataire e-coffre ferme son site prématurément ! Une autre solution consiste à imprimer les bulletins et à les stocker sous forme papier.

La conservation des bulletins par le salarié

Avant de donner son accord pour la dématérialisation, le salarié doit bien avoir conscience des conséquences de cette décision. En effet, pour accéder à ses bulletins de paie en ligne, celui-ci doit :

• avoir chez lui un système informatique relié à Internet ;
• prévoir la manière dont il va conserver son bulletin de paie électronique : soit il conserve uniquement la version électronique avec un système informatique adapté, soit il imprime chez lui ses bulletins de paie et les conserve sous forme papier ;
• bien avoir à l’esprit que la conservation de ses bulletins de salaire est indispensable car ils serviront au calcul de sa retraite le moment venu !

Avec un système d’e-coffre, les bulletins de paie ne sont pas uniquement stockés au domicile du salarié, ce qui peut représenter une sécurité pour lui.

L’envoi du bulletin par mail

Si vous envoyez à votre salarié son bulletin de paie par courrier électronique, vous devez :

• veiller à ce que les bulletins de paie en ligne ne puissent pas être modifiés ;
• demander un accusé de réception électronique.

Les avantages et les inconvénients du bulletin de paie en ligne

Opter pour éditer des bulletins de paie en ligne vous permet de réaliser des économies et peut aussi entrer dans le cadre d’une démarche environnementale, en limitant la quantité de papier et d’encre utilisée, voire le transport du courrier.

Les inconvénients concernent essentiellement les problèmes de conservation aussi bien pour le salarié que pour l’employeur, car les systèmes de stockage, qu’il s’agisse de disques durs ou de clés USB, ne sont pas totalement fiables sur de longues durées. Comme les systèmes informatiques évoluent rapidement, il existe un risque que les bulletins de paie en ligne soient stockés sous un format qui ne puisse plus être ouvert au bout de quelques années. Vous et votre salarié devrez probablement conserver des copies sur des supports différents.