Avant d’établir une fiche de paie, et pour décider avec discernement de la politique de rémunération que vous mettrez en œuvre dans votre entreprise, vous devez connaître tous les paramètres du bulletin de salaire.
Quels éléments pour établir une fiche de paie ?
Pour établir une fiche de paie, il vous faut déterminer ce que représente l’ensemble des charges de personnel. Celles-ci comprennent :
- le salaire brut des salariés, c’est-à-dire la rémunération nette des salariés à laquelle s’ajoutent les cotisations sociales salariales ;
- les charges sociales patronales.
En tant qu’employeur, vous devez remettre tous les mois un bulletin de paie à chaque salarié, en main propre ou par courrier postal, et vous devez conserver pendant cinq ans un double des bulletins de paie.
Fiche de paie : comparez les fournisseursLes mentions obligatoires
Etablir une fiche de paie, c’est aussi faire figurer sur le bulletin de paie un certain nombre de mentions obligatoires concernant :
- l’employeur ;
- l’employé ;
- la convention collective applicable ;
- l’organisme auprès duquel sont versées les cotisations ;
- la rémunération brute ;
- les prélèvements sociaux et fiscaux : CSG, CRDS et cotisations salariales ;
- les indemnités diverses (transport, remboursement de frais) ;
- le net à payer et sa date de paiement ;
- les congés payés pris pendant la période concernée le cas échéant et leur rémunération ;
- des mentions concernant la durée de conservation du bulletin de salaire.
Il est important que ces obligations soient respectées pour éviter toute contestation ou redressement.
Les éléments qui permettent de calculer le salaire
Etablir une fiche de paie implique de prendre en compte les éléments suivants pour le calcul du salaire :
- le salaire de base : une rémunération stable fixée à l’avance. Celle-ci dépend du salaire minimum (SMIC) mais aussi de la convention collective dont vous dépendez et qui fixe un salaire de base correspondant à une qualification donnée ;
- les heures supplémentaires : elles peuvent donner droit à une majoration du salaire et/ou à un repos compensateur. Avec les mesures de la loi TEPA, il existe une réduction des cotisations pour ces heures supplémentaires ;
- les éléments accessoires qui s’ajoutent au salaire de base : avantages en nature (voiture, logement de fonction), primes, indemnités non-soumises aux prélèvements sociaux (remboursement de frais engagés par le salarié, comme des indemnités de transport.) ;
- les retenues sur salaires : absences, acompte (paiement anticipé du salaire), montant des chèques-restaurants….
Les cotisations sociales
En tant qu’employeur, vous devez vous acquitter de l’ensemble des cotisations patronales et salariales, soit par une télédéclaration soit par un formulaire papier. Les organismes qui collectent les cotisations sociales sont :
- l’URSSAF, pour les assurances maladie, veuvage, vieillesse, les allocations familiales, les accidents du travail, l’aide au logement…
- le Pôle Emploi pour l’assurance chômage ;
- les caisses adhérentes de l’ARRCO et de l’AGIRC pour la retraite complémentaire des salariés et la retraite des cadres.
Les dates de paiement de ces cotisations dépendent de la taille de votre entreprise.
Si vous ne disposez pas d’un gestionnaire de paie dans votre équipe, vous pouvez faire établir les fiches de paie par une société spécialisée en la matière.
